Microsoft Listの2大メリット
「こんなもん、SharePointのリストとおんなじやんけ」と思いながら触ってたらメリットを見つけたので発表します。
メリット1. Microsoft Teamsから直接作成できる
これが思ったより大きい。今までのTeamsでも裏側のSharePoint Onlineに移動してリストを作って、それをTeamsから追加すればMicrosoft Listと同じ事が出来たのですが、ふつーの人には難しすぎる。
私も、知り合いに「生徒の成績をTeams管理したいんだけど」って言われた時に
「SharePoint リストってのがあるよ。使い方なんだけど、まずTeamsのチャネルに移動して右上の地球儀マークをクリックするとブラウザが開くから、そこでリストってのをクリックして項目を作るんだ。その後、そこのリンクをクリップボードにコピーしてからTeamsに戻って、タブを追加からWebサイトを選択してリンクを貼り付ければOK」
と言うと
「Excelでやるわ」
で終わりました。Microsoft Listはタブを追加から直で追加できるので超便利。
MSとしても、タブを追加からアプリを追加するという行動に慣れさせることで、他のアプリを追加する心理的障壁を下げられて、よりTeamsの活用を進めさせることが出来るのでよさそうです。
メリット2. アイテムから会話を開始できる
これ、あんまり言われてないメリットのようですが、私はめっちゃいいなと思いました。うちの会社ではSharePoint リストが課題管理・案件管理などに使われてるのですが、SharePoint リストがストックの情報だとすると、会話などのフローの情報はTeamsのチャット(またはメール)で流れがち。
それはいいのですが、TeamsのチャットとSharePoint リストが紐づかず「あれ?この案件の話題ってどこのチームのどの会話でしたっけな…」と100%迷子になる。複数会話に分かれてたり、別チームで会話してるかもしれないし。
挙句の果てに、SharePoint リストに自由記入欄を作成して、そこに長々と対応履歴が書かれる羽目に…。
Microsoft Listは、リストアイテムを選択して「会話を始める」からTeamsにチャットを作る事が出来、その後もリストアイテムから会話を再開する事が出来る。 Teams内のコミュニケーションで、リストアイテムを主とする事が出来る。
これって実は画期的です。
今までの、Teams会話が主・その他は副という構成で使う場合、Teamsの会話から様々なソースに飛ばないといけないし、Teamsの会話が自由に生成されて統制がつかなくなる。例えば、同じ案件なのに複数のスレッドにまたがって会話が進んだりするなど。
以下は、Excelファイルを添付するためTeams会話2を開始したのですが、実は同じ話題のTeams会話1が既に存在した、という図式。
Microsoft Listのリストアイテムを主として考えると、リストアイテム <-> 会話は1:1の関係になるから対応が取れて、情報が集約される。必要なファイルはリスト側に張り付ければよい。会話見たい時は会話タブではなくリストアイテムから表示する。
もうちょっと言うと、Teamsの推奨される使い方
- 1話題 = 1スレッド
- 親スレッドに件名を付ける。また本文に必要な添付ファイルや情報を付与する
が Microsoft Listを主とすることで完全に実現できるわけです。 Teamsの親スレッドに情報を集約させる方法は確かに必要なスキルでしたが、
- スレッドが長くなると、親スレッドにまとめた情報が古くなる
- 親スレッドを作った本人しかスレッドを更新できない
という欠点がありました。親スレッドに情報をまとめる代わりにMicrosoft Listのリストアイテムを使うと、必要に応じて誰でもリストアイテムを更新できるし、必要なファイルも集約する事が出来る。
ストックの情報である親スレッド = リストアイテムと、フローの情報であるTeams会話がいい感じに連携して情報集約できます。
その他メリット
リストのテンプレがついている
上の2つに比べるとサブ的なメリットなのですが、空のリストだけじゃなく綺麗なテンプレートを利用してリストを作る事が出来ます。リストの項目が業務に沿っているかは置いといて、リストのデザインや項目などは機能的に網羅されているので、リストをカラフルにしたり、いろんな種類のカラムを追加したり、というのは参考になると思います。
モバイルからでも表示できる
多分、既存のSharePoint リストもそうだった、と思いますが、Teamsからシームレスに表示できるので快適です。
まとめ
そんなわけで、SharePoint リストをすでに使っている人にもお勧めできるMicrosoft Listでした。