Teamsのライブイベントの3大メリット
Microsoft Teamsには、Web会議の一種として"ライブイベント"というものがあります。
Microsoft Teams のライブ イベントについて | Microsoft Docs
従来のWeb会議と比べて大規模なミーティングに最適…という売り文句ですが、いまいち使い道が分かりませんでした。しかし、一度使ってみて場面によっては非常に使える事が分かったので、実際に使ってみたメリットを書きます。
ちなみにライブイベントはTeamsの予定表タブの右上から設定し、使い始める出来ます。
想定利用シーン
- 外部向け
- オンラインのセミナーを不特定多数に対して開催する
- 内部向け
- 会社の人事制度が変更されることになり、人事部門が説明会を行うことになった。
ライブイベントの三大メリット
匿名QAが使える
一番のメリットがこれだと思います。この手の会議で「最後の質問ある人～？」と言っても誰も手を上げず、会議が終わった後にコソコソ聞きに来る。それ、やめーや。とはいえ、人事制度の改定ともなると「私、2年以内に昇進しようと思ってるんですけど、今回の改定って影響します?」なんて聞き辛い。
そこでライブイベントの匿名QA機能。ライブイベントで使えるQAは、参加者が匿名で質問を投稿することが出来ます。これ、本当に匿名で、ライブイベントが終わった後に主催者がQA一覧をcsv形式でダウンロードできるんだけど、そこにも名前は入りません。もちろん、監査ログレベルで追っていけば調査する事は出来るかもしれないですが、"コンプライアンス管理者"権限が必要なので、通常は好き勝手見れるものではない。
外部向けのオンラインセミナーでも使えると思います。Teams会議で誰でも発言できるようにしても「こんなつまらない事、みんなの前で質問するのは恥ずかしい」という心理が働く。匿名なら気軽に質問できて便利。
なお、発生した質問は主催者が匿名のまま公開して「よくある質問」にピン留めすることが出来ますし、特に公開するほどの質問でもなければ回答だけして終わる事も出来ます。この場合、QAが見えるのは質問した人と主催者だけで、他の参加者は見ることが出来ません。
匿名QAの使い方
1. ライブイベント設定時にQAを有効化する
なぜか既定ではQA機能が有効ではないので、チェックを入れて有効化します。
2. (参加者)ライブ中に質問をする
ライブイベントの左ペインより質問が可能です。匿名にチェックを入れると、匿名で質問可能。名乗る事も出来ます。
※ 名乗る場合、同一組織内のユーザー(社員)なら社員の名前が、外部の人なら好きな名前を名乗ることが出来ます。
3. (主催者)質問に対して対応をする
質問を全員に対して公開するか、消去するかを選びます。有用な説明なら公開して主催者から返信するのがいいでしょう。
都合のいい質問だけを公開。
4. ライブイベント終了後、レポートをダウンロードする
ライブイベント終了後、Teamsの予定表画面で終了したライブイベントを選ぶことで、各種レポートをダウンロードできます。
QAデータはこんな感じでダウンロードできます。
不要な参加者を黙らせることができる
20人くらいTeams会議参加すると一人くらいはマイクがONになってて「誰か～マイクOFFにして下さい～」「わっはっは俺だった」みたいなやり取りが発生しがちです。ライブイベントだと参加者に発言権がないので、必然的にこういう事は防げます。機能としてはみなさん知っていると思いますが、体感するとストレス低減されて意外と便利。
画質向上
実際にうちの会社でライブイベントを利用したところ、ほぼ全ての参加者より「普通のTeams会議より明らかに画質が上だった」と感想をもらいました。普通のTeams会議もCDNは利用しているはずだし、何がそんなに差が出るのだろう…と思って考えてみたのが以下。
- Teams会議は双方向通信、ライブイベントは一方向通信。
- 双方向の場合、全ての参加者がメディアを発信する可能性を考慮する必要があるが、一方向なら主催者からのデータ発信に最適化したトポロジを利用できる
- Teams会議はリアルタイム、ライブイベントは10秒～20秒遅れている。
- リアルタイムだと発生したメディアを即伝達する必要があるが、遅延が許されるのなら、エンコードして最適なサイズになったメディアを配信すればよい
ということで、ロジック的にライブイベントの方が有利だから、画質も良くなるんだなと思いました。
ライブイベント利用の注意点
利用シーンによっては非常に強力なライブイベントですが、注意点もあります。
何があってもライブイベントを途中終了させない事
終了したライブイベントは二度と再開することが出来ません。Teams会議の時のクセで「なんか画質悪いって意見あるから、いったんイベント終了させますね～」とやると終わり。ちなみにPCの調子が悪い場合は、ライブイベントを終了させずPCだけ再起動すればOK。終了ボタンを押さない限り、ライブイベントは継続したままとなるので、PC再起動後に同じURLに対して入りなおします。
終了ボタンは押すな！！！
QAが動作しない場合を想定して対策を取る事
ライブイベントには「参加者からQAが見れない」というバグが存在します(2020年5月現在、大分安定して発生しづらくなってます)。こうなってしまうと、参加者から主催者に意思を伝える手段がなくなってしまうので、QA以外のバックアップを用意するのがよいです。例えばイベントに対する問い合わせ窓口のメールとか、匿名投稿が可能なFormsとか。
お勧めとしては以下の方法。
- 更新可能なWebページにライブイベントのURLを投稿する。
- ライブイベントのお知らせをする際に、ライブイベントのURLではなくWebページを案内する
- ライブイベントで何か不具合があればそこに書き込んでもらう。
これなら、万が一間違ってライブイベントを終了させてもページを通じて参加者にアナウンスできるので安心です。更新可能なWebサイトはYammerとかSharePointのページでいいですね。
まとめ
Teams会議より前準備が必要で気軽ではないように見えるライブイベントですが、シーンを選べば非常に強力なので、みなさん使ってみてください。