プロジェクト終了時の振り返りについて
プロジェクト終了時の振り返りは絶対にやるべきであり、かつ他の改善取り組みに比べて意識的に促進するメリットが大きいと考えます。
プロジェクト振り返りをやるべき理由
- 3，4か月～半年間の時間をかけて取り組んだ仕事なら、いろいろな経験を得ているはず。
- その経験の人は忘れます。
- なので、文章として記録しておく
愚者は経験に学び賢者は歴史に学ぶ、と言いますが、経験から学んじゃダメというのではない。むしろダイレクトに自分の血肉となるので整理して吸収すべき。
プロジェクト振り返りを促進するメリットが大きい理由
- 他の業務改善案と違い、放っておくと誰もやらないから
例えば、提案活動効率化や構築作業のミス防止などは直接的に業績に影響するので、公式な施策として実施されやすい。一方振り返りを促進してもすぐにメリットが出るわけではないし、出たとしてもメリットが見えにくい。だからこそやる意味があり、やることで0を10や100に出来る。
振り返りの進め方(僕の場合)
プロジェクトが終了した時点でプロジェクト全体の振り返りをする場合。
- 振り返りシートを用意し、プロジェクトのフェーズ毎に振り返りを行ってもらう
- プロジェクト終わったタイミングでは直近のフェーズしか覚えていないため
- フェーズ毎に、良かったこと・悪かったこと・続けたい事を書いてもらう。
- プロジェクトのイベントやマイルストーンを記載したカレンダーを渡す
- プロジェクト前半を思い出してもらうきっかけとして
- このカレンダーには印象深いと思われる事柄は何でも記載する
- 例：歓迎飲み、他チームのトラブルに巻き込まれる、など
あくまで僕のやり方です。ただ、プロジェクトのカレンダーなどを提示し、思い出す手助けをする必要はあると思います。
忙しければ振り返りシートを書かなくても大丈夫、と伝えています。シートに落とさなくても振り返り会の時に思い出せればそれでいいからです。ただ、シートに書くことで事前に思い出してもらうことができるので、今後どうするかは悩み中です。振り返り、という文化が定着してくれば強制もしやすいのだけど。
振り返り中
コーヒー飲みながら思い出話をするような進め方をしてます。あんなこともあったよね～こうすればよかったね～、みたいな。
振り返り後
- 振り返り会で出た意見を必ず何かのドキュメントに纏め「結論」として提示する
- 後から見返す場合、分かりやすい結論がまとまっていた方が見やすい
これが一番重要で、振り返り主催者は振り返り会をやった事で"終わり"と思いがちですが、参加者に「次も振り返り会をやろう」と思ってもらうためには、振り返り会はメリットがあるんだ、と感じてもらわなければいけない。振り返り会でプロジェクトの記憶も蘇っていい点・悪い点を洗い出せたとして、数年後に見返したときに"結局、次はどうすればよかったんだっけ?"となります。
「結論」では必ずしも白黒つけなくていいです。振り返りで意見が分かれた場合、「結論」には"次も大きな問題となる可能性があるため、事前に議論しておく"とかでもいいと思います。とにかく生の振り返りシートだけで結論付けたと思わない。必ず別のシートを作成する。