果たしてOutlookだけで100時間の時短を達成できるのか?

それを確認するには、自分がOutlookを使っている時間数を調べる必要がある。上記の本によれば一般的なホワイトカラーのOutlook利用時間は500時間/年であり、この場合に100時間/年の時短が出来る、とある。

関連エントリ:「年間100時間の時短を実現した32のテクニック アウトルック最速仕事術」を読み込んで改善点を考える

Outlookを起動している時間を調べる

RescureTimeというソフトをインストールする事で、PCで使用しているソフトの利用時間を計ることができる。以下、2019年3月の私のデータ。

Outlookの使用時間は16時間12分。年間使用時間にすると194時間24分。これを100時間にするのは難しそうだが、50時間減くらいなら期待できそう。

ちなみにOutlookより上位のソフトウェアは

  • Microsoft Teams:25時間45分(年換算:309時間)
  • Excel:25時間1分(年換算:300時間12分)
  • PowerPoint:24時間58分(年換算:296時間24分)

なので、Outlookよりも上記ソフトの時短の方が効果があるのだが、以下の理由で時短が難しそう。

  • PowerPoint
    • 手を動かすというより、資料を見たりアイディアを練ったりする時間が大半なので時短効果はなさそう、
  • Excel
    • 既にいろいろExcel本を読み漁ってこの時間なので、単純に触れてる時間が長いだけ、
  • Microsoft Teams
    • アプリ自体がもっさりしており、満足なショートカットキーも用意されておらず時短しようがないので諦めます。マイクロソフト様、時短ハックできるTeamsクライアントをお待ちしています。

それにしても、Teamsがない時代はほぼすべてのコミュニケーションをOutlookでやっていたので、Outlook利用時間(194時間24分) + Microsoft Teams利用時間(309時間) = 年間約500時間もOutlookを利用していたことになる。これならマジで100時間くらいは時短できるかも。

メールの利用時間を調べる

Office 365 を利用しているなら、MyAnalyticsという機能で自分が読んだメールの数・送信したメールの数をカウントする事が出来る。以下は3月第1週目の私のデータ。

2019年3月第1週~第4週の集計は

  • 送信メール:129通
  • 既読メール:1299通
  • メール利用時間:21.4時間

であった。なお時間は単純計算で、送信メールは1通につき5分、既読メールは1通につき2.5分、ただし、連続して既読操作、例えば10通一気に既読にしても2.5分加算となる。詳しい計算方法は以下参照。

MyAnalytics ダッシュボード – Workplace Analytics Office 365 | Microsoft Docs

RescureTimeの16時間42分に比べると少し多いが、メール1通を2.5分かけて読むことはないので、少しMyAnayticsの計算が過剰なように思える。

まとめ

次エントリ年間100時間の時短を実現した32のテクニック アウトルック最速仕事術の紹介をするが、そもそも自分がOutlookを利用していないと意味がないので、事前に調査しておくのが良い。僕に本当に必要なのはMicrosoft Teams時短ハックです。

余談:RescureTimeについて

上でも書いた通り、起動しているソフトウェア毎に起動時間を取得し、レポートしてくれるソフトウェアである。ブラウザでのアクセスの場合、アクセス先のサイト情報も取得してくれる。

元々、ダラダラとyoutubeを見てしまう自分を戒めようと思い導入したのだが、生産的なソフトウェア(Outlook・Excel)、非生産的なソフトウェア(Chromeでyoutubeを見る、LINE)を分けて集計してグラフィカルに表示してくれるので便利。月毎の比較もでき「前月に比べてX時間生産的な時間が増えた」というレポートも出してくれる。PCのフロントウィンドウになっているソフトウェアの情報を取得しているだけなので、Excelを起動したまま離籍したり、youtubeを流したまま寝落ちするとその時間も加算されるのだが、絶対時間ではなく週毎、月毎のデータで比較する事で肌間隔的に分かる(今週は先週に比べて頑張ったな)ので、ひとまずいいかな、と。

今後、ここで取得したデータを元に自分の行動を変えていけたら、と思っている。

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