Monthly Office 365 Update (2018年6月分,7月分,8月分)

Office 365のアップデートを定期的にチェックして気になったものをピックアップするシリーズ。ブログタイトルはMonthlyですが例によって3か月分。いや、月イチでチェックするほどでもないんですよね~。

チェックソース

twitterで「O365の更新予定を把握できるサイト」が話題になりましたが、一番情報量が多いのはOffice 365 Roadmapだと思います。しかしながら、

  • RSSを吐いていないのでチェックしづらい
  • 重要な更新はメッセージセンターとか各種ブログで通知される
  • EOPの動作などサイレント修正されるものも多い

ので、最近はあんまり見てないです。まぁ「あの機能、どうなったかなー」って思って能動的に探したりするときですね。そんでリリース中止されてるのを知ったりとか。

Office 365 メッセージセンター

MC141695 New feature: Support for third party storage providers in Outlook on the web

OWAで3rdパーティーのストレージサービス(多分boxとかgoogle drive)からファイルを添付したり受信したメールのファイルを保存したりできる。これ、Teamsでは規定で有効で、何も気にせずONにすると情報漏えいしまくるという鬼設定だったのですが、OWAでは規定でOFFの状態でリリースされるので一安心。会社公式でboxとか契約しているならONにする感じですね。

ここで気になったのは”今流行りのflowでboxやgoogle driveへのデータ保存を禁止するにはどうすればいいの?”ということ。WebプロキシなどでクライアントPCからのアクセスを制御していても、flow(O365 = クラウド) ⇔ box間の通信だからファイルアップロードできちゃうよね~と。

調べてみると、flow管理センターというものはあるものの、ここでboxやgoogle driveを禁止することはできない様子。日本のエンタープライズ向けに展開するなら、こういう所はコントロールしたいなー。あるいは管理者がLogic Appsなどで中央集権的に管理するか。

MC142447 Updated feature: SharePoint Online storage allocation

シェアポで組織に割り当てられるストレージが1TB × (5GB * ユーザー数)から、1TB × (10GB * ユーザー数)に増えた様子です。TeamsやStreamのデータなど、自然に使っているだけでシェアポの容量をどんどん消費してしまう状況なので、これはうれしいっすね。

MC143579 New feature: Known Folder Move is now available for OneDrive for Business

OD4Bの同期ツールで、デスクトップや写真フォルダなど、システム既定のフォルダを同期できるようになりました。Google driveなどでは既に有効になっていたので、機能自体に目新しさはないですが、エンタープライズ要件で「ランサムウェア対策やPCのデータバックアップのために、デスクトップのファイルを自然にクラウドにUPしたい」みたいなのがあるので、使えますね。

MC143715 Updated feature: Multi-Factor Authentication and self-service password reset preview

MFAとSSPRの登録画面が新しくなる様子。企業さんが手順書とか作ってるなら変更しないといけないですね。まーfacebookとかamazonなど、ユーザーとして二要素認証を体験する機会が増えてるので、この手の手順書は必要なのか?と思うけど…(年配の方には必要?)

MC143889 We’re correcting the Office.com Conditional Access Policy behavior

ExOL条件付きアクセスを設定しているときに、Office.comにログインした際にアクセスできないアプリが表示され、クリックするとアクセス不可となってしまうので、そもそもパネルを表示しないようにした、という変更のようです。

MC144247 New feature: Idle Session Signout is now available for SharePoint and OneDrive for Business

シェアポとOD4Bでも、OWAのようなセッションタイムアウト値が指定できるようになりました。OWAの場合、デフォルト6時間だけど、シェアポ/OD4Bは規定でこの機能がオフのようなので、O365に対する認証要件を検討した後、オンにすればいいでしょう。

MC145014 Updated feature: Audit features in Exchange

ExOLのメールボックスに対する監査ログが規定で有効となる様子。前からやれよ、な変更なのですが、監査ログを記録できるほどExOLの基盤が強化された(?)ので規定で有効になったのかな。SI案件の時はやらないと後から問題になるので気を付けポイントなのですが、こーいう設定忘れに期待する規定値OFFはやめてほしい。

MC145909 Updated feature: OneDrive for Business admin center setting is now honored by Outlook Desktop

OD4B管理センターでどんなポリシーを設定しても、OutlookでOD4Bのファイルを添付する際、既定で”組織のユーザーは編集可”で共有されるのですが、実はこれはバグ(仕様)で、OD4B管理センターで設定したポリシーがちゃんと効くようになりましたよ、とのこと。正直、この機能を使いこなしている会社はいないのでほぼ問題ないんじゃないかなと。

MC146001 A new TLS certificate is coming to Exchange Online

ExOLで使っているTLS証明書が変わるので、オンプレサーバーなど中継でURL指定している場合は注意してください、とのこと。

Exchange Online が TLS を使って Office 365 でのメール接続をセキュリティ保護する方法 – Office 365

その他情報

O365ロードマップより。

Feature ID: 31459 Disable Basic Authentication in Exchange Online using Authentication Policies

ユーザー単位、テナント単位でBacis認証を禁止できる機能がリリース。リリース予定時期は2018年 Q4(10月-12月)。

Feature ID: 15080 Mailbox Plan Enhancements

今は1通当たりの最大メールサイズくらいしか使い物にならないMailbox Planですが、今後機能を拡張する予定らしいですね。…ってSet-MailboxPlanをチェックしても全然コマンド拡張されてへんやんけ!と思っていたところ、GitHubの過去ログを発見。

Update Set-MailboxPlan.md · MicrosoftDocs/office-docs-powershell@13fb63e · GitHub

確かにここまで設定が出来れば、だいぶ”ポリシー”として使えそうな感じです。

Microsoft Streamに社内勉強会の録画をUPした感想

Office 365の機能の1つにMicrosoft Streamってのがあります。動画をUPし社内に共有できるもので、社内限定youtube的な使い方が出来ます。今回、社内で開催した自分主催の勉強会動画をUPしたので、気づいたことの感想です。

UPしようと思った理由

  1. 勉強会に参加しない人がいる。
  2. 後日その人に「前にやってた勉強会の内容教えて」と言われて教えるのが面倒。
  3. 「この動画見てから質問に来てね」と勉強会動画を提示したい

です。フリーのデスクトップ録画ソフトで録画したものをファイルサーバーに置いてもいいんだけど、面白そうなのでStreamを使ってみることにしました。

動画の作成方法

  1. 勉強会をTeamsで録画
  2. Teams録画が終了次第、自動的にStreamにUPされる。

以上です。めっちゃ簡単。「勝手にUPされちゃうの?映っちゃいけないものが映ってるんだけど」ってなりそうですが、Teams会議に参加した人しか動画を見る権限がないのでOK。内容を確認後、全社公開や、権限を絞って公開します。

なお、映っちゃいけない画面にモザイクをかけて再UPしたい、となると、一度Streamから動画をダウンロードして動画編集ソフトで編集後、新規動画としてUPする形になります。結構めんどくさい。

StreamにUPした時の工夫

せっかく動画をUPしたので、見やすいようにしました。

1. 動画に目次をつける

hh:mm:ss形式で説明文を書くことで、動画の該当時刻にジャンプできるリンクが自動生成されます。

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後から動画を見返す人が1時間くらいの動画を最初から見るのは大変だと思うので、必要な動画部分にジャンプできるようにしました。目安として、2,3分に1つ、目次を作りました。

なおこの目次は完全に手動で作成していますが、PPTに記載済みの目次に、話題が切り替わるタイミングの時刻を記録していくだけだったので、20分~30分ほどで作成できました。

2. 動画に字幕を付ける

電車の中など音を出せない環境で動画を見る時に字幕があればいいなぁ…と思って付けましたが、これがめちゃくちゃ大変でした。字幕の元ネタとして、勉強会の音声を自動書き起こししたテキストデータを編集したのですが、まず書き起こし精度が悪い。今回、対面の勉強会なので参加してくれる人を意識したしゃべりにしたのですが、音声書き起こされるように意識してしゃべらないと精度が悪いと思いました。

2点目は、そもそも動画の音声に合わせて字幕を表示するのに、動画編集的なスキルが必要、ということです。

  1. 動画でしゃべりだすタイミングで適切に字幕を表示する
  2. その字幕を適切なタイミングで消す
  3. 長文の場合、動画が見やすいように、適切に字幕を区切って表示する

という調整が難しく…。ざっくり1秒単位の調整だと違和感があり、かといってミリ秒単位でこだわると、いくら時間があっても足りません。

なお、動画ファイルはWebVTTという形式でUPすればよく、UPしたデータはStream側で保存し、後から再UPもできます。WebVTTはただのテキスト形式であり扱いやすく、これは良かったのです。形式は以下の通り、1行目にWEBVTTって書いて、3行目以降に字幕を表示する時間と、テキストの内容を記載していきます。

WEBVTT
0:00:07.000 --> 0:00:14.000
では、○○の講習会を始めたいと思います。
0:00:27.000 --> 0:00:34.000
この講義というかミーティングは、録画する予定です。 これを見てる人はもう録画されてるのを見ているんじゃないかな、と思っています。
0:00:35.000 --> 0:00:42.000
録画の関係でプレゼンモードではなく、パワーポイント普通に表示する方針で行こうと思います。

そんなのもあって、10分の書き起こしをするのに1時間くらいかかりました。ここで、よく考えたら電車の中でみたけりゃイヤホンすればいいんじゃね?と気づいたので、字幕作成はやめました。

今後の改善点

1. 字幕について

一番効果的な改善策は英語でしゃべればStream側で自動テキスト書き起こしして字幕作ってくれるよですが、そりゃ厳しいので…。全文書き起こしは時間がかかるので、重要なところだけ字幕を表示する、などの対応をすることでしょうか。まぁ前述の通り、イヤホンで聞けばいいし、目次作ればある程度話題を選んでジャンプできるので、字幕機能は使わなくてもいいかな、と思いました。

2. しゃべってる人の様子を動画に乗せる

PPTの画面だけを動画で流すより、しゃべってる人の顔やしぐさも一緒に乗せた方が、動画への没入感が高いらしいです。もしこれを実現する場合、PPTの画面としゃべり手の両方を録画して、動画編集ソフトでそれをミックス…としなければならず面倒ですが、Teamsの場合、発表者のアイコンが右下に表示されるので、Teams会議にカメラONで参加して録画すると、自然とPPT画面 + 自分のしゃべってる姿がStreamにUPされるのでよいかな、と思いました。

分かりづらいけど、右下に表示されてる箱っすね。

f:id:teraco:20180802161725j:plain

まとめ

東進衛星予備校が成功してるし、LinkedInLearingやSchoo!、TechAcademyなどの動画学習サイトも盛況。個人的にも、ただ資料を配布するより、動画もまとめて提供するのが効果が高いと思います。今まではハードルが高かったですが、Teams + Streamで簡単に実現できるので、みなさんも試してみてください。